Hallo Ihr Lieben, schön dass Ihr (wieder) da seid! Nachdem Tanja im letzten Monat auf den Prozessablauf einer Psychischen Gefährdungsbeurteilung eingegangen ist, darf ich Euch heute mitnehmen in die Welt der Fragen.

Wer uns schon länger folgt weiß es bereits, aber für alle Erstbesucher unseres Blogs eine kleine Einführung: die psychische Gefährdungsbeurteilung muss laut Arbeitsschutzgesetz von allen Unternehmen in Deutschland, unabhängig von Branche und Größe, durchgeführt werden. Dabei wird das Gesetz nicht sehr viel konkreter und lässt vieles offen. Die Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutz-Strategie (GDA), ein Zusammenschluss aus Vertretern des Bundes, der Länder und der Unfallversicherer, ist hier in die Konkretisierung gegangen und hat einen Prozess sowie zu erhebende Inhalte definiert.

Heute soll es nun also um die Inhalte einer Erhebung gehen, bei der die GDA die möglichen Gefährdungen wie folgt gruppiert:

Arbeitsorganisation

• Arbeitsintensität: liegt eine Ungleichgewichtung der Arbeitsmenge vor, ist die Aufgabe vielfältig und zu komplex und steht genug Zeit für die Ausführung zur Verfügung?
• Störungen / Unterbrechungen: sind diese häufig oder langandauernd und sind die Arbeitsabläufe dadurch schwer oder nicht nachvollziehbar?
• Kommunikation / Kooperation: sind zu wenig oder keine Möglichkeiten zum fachlichen Austausch, zur Abstimmung, Zusammenarbeit und Unterstützung vorhanden?
• Kompetenzen / Zuständigkeiten: sind Rollen unklar, Zuständigkeiten nicht ausreichend definiert und flexibel oder die Arbeitsanforderungen widersprüchlich?

Arbeitszeit

• Dauer: wird die maximal zulässige Arbeitszeit überschritten (z. B. maximal 10 Stunden am Tag bei maximal 40 Stunden pro Woche verteilt auf 5 Tage)?
• Erholungszeiten: sind Pausen unzureichend, wird die Ruhezeit von mindestens 11 Stunden unterschritten oder finden z. B. Anrufe in der Freizeit statt?
• Lage / Schichtarbeit: wird an Sonn- und Feiertagen oder nachts gearbeitet bzw. sind Pläne zur Dienstzeit ungünstig gestaltet?
• Vorhersehbarkeit / Planbarkeit: werden kurzfristige Änderungen des Dienstplanes vorgenommen oder ist der persönliche Einfluss auf die Planung nicht vorhanden?

Soziale Beziehungen

• Kollegen und Kolleginnen: bestehen zu wenig Möglichkeiten zum sozialen Austausch, findet kein Zuspruch statt, gibt es Streit und/oder destruktives Verhalten bzw. wird dieses geduldet?
• Vorgesetzte zu Mitarbeitenden: fehlen Rückmeldung und/oder Anerkennung, mangelt es an Unterstützung, gibt es Konflikte und/oder destruktives Verhalten bzw. wird dieses geduldet?

Arbeitsmittel

• Arbeitsmittel: sind diese ungeeignet oder fehlen sie, sind sie mangelhaft gestaltet oder ist deren Bedienung schlecht verständlich, werden Hinweise oder Signale vermisst?
• Persönliche Schutzausrüstung: entstehen Belastungen durch deren Verwendung?

Arbeitsumgebung

• Physikalische, chemische und biologische Faktoren: gibt es Lärm, ist die Beleuchtung ungünstig, ist das Klima unangenehm, gibt es störende Gerüche bzw. fehlt die Einflussmöglichkeit auf diese Bedingungen?
• Ergonomische Faktoren: gibt es ungünstig bemessene Arbeitsräume / -plätze, ist die ergonomische Ausstattung ungünstig?

Wenn wir Euch bei der Erhebung unterstützen dürfen, stellen wir Euch einen Fragenkatalog zur Verfügung, der alle diese Inhalte abdeckt und einer wissenschaftlichen Validierungsstudie unterzogen wurden – also zuverlässig und sicher ist. Dieser Katalog enthält 85 Fragen. Sehe ich da erschrockene Gesichter? Keine Sorge… 😊

Natürlich sind hier viele Aspekte, die abgedeckt werden müssen. Nichtsdestotrotz wissen wir, wie rar Zeit in der heutigen Arbeitswelt ist. Darum gehen wir mit einer innovativen Kern- und Vertiefungsfragen-Methodik vor. Wir haben diese 85 Fragen auf 8 Themen verteilt und stellen zu jedem Thema eine sehr allgemeine Kernfrage. Nur wenn diese Kernfrage negativ skaliert wird, also von einer Belastung auszugehen ist, stellen wir vertiefende Fragen, die dieser Belastung auf den Grund gehen. Das führt zu einer durchschnittlichen Verweildauer von 3-5 Minuten im System. Sehr ressourcenschonend, oder?

Im Sinne der Effizienz finden wir außerdem, wenn man schon mal dabei ist, seine Mitarbeitenden zu befragen, kann man ja auch gleich die Gelegenheit nutzen, auch andere relevante Themen abzudecken. Darum haben wir ein Baukasten-System mit diversen weiteren Themen von hybridem Arbeiten über Employer Branding bis hin zu Fragen für KITAs. Und auch neue Themen sind für uns keine Hürde: sagt uns, was Ihr braucht, und wir konzipieren Euch weitere Themen auf Basis der aktuellen Studienlage.

Ihr seht: auch hier ist Flexibilität für uns Key, Hauptsache es passt gut zu Euch und Eurem Unternehmen. Sprecht uns gerne an!

Bis zum nächsten Monat, wenn wir uns den aktuellen Fehlzeiten-Report mit Euch anschauen!
Eure Nina

Habt Ihr bereits eine Psychische Gefährdungsbeurteilung (GBU-Psyche) durchgeführt? Wenn ja, super! Damit seid Ihr bereits den ersten Schritt zur Verbesserung der Arbeitssituation Eurer Kolleg*innen gegangen. Wenn nicht, oder wenn Ihr mit Eurem bestehenden Prozess noch nicht zufrieden seid, erfahrt Ihr in diesem und in folgenden Blogbeiträgen, wie eine GBU-Psyche erfolgreich und vor allem mit nachhaltigem Mehrwert gestaltet werden kann. Mein Name ist Tanja und ich darf Euch heute den Prozessablauf vorstellen.

Möchtet Ihr eine psychische Gefährdungsbeurteilung in Eurem Unternehmen umsetzen, ist es wichtig, sich an den 7 Prozess-Schritten der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie (GDA) zu orientieren. Zudem sollte die Umsetzung durch eine geschulte Fachkraft erfolgen, z. B. der Fachkraft für Arbeitssicherheit, oder bei Bedarf extern begleitet werden.

Schritt 1: Prozessplanung nach Arbeitsbereichen oder Tätigkeitsfeldern

Eine Gefährdungsbeurteilung nach Tätigkeitsfeldern rückt die spezifische Tätigkeit in den Vordergrund, z.B. die Belastungen von Pflegekräften. Eine Gefährdungsbeurteilung nach Arbeitsbereichen nimmt die Belastungen eines Teams in den Fokus, z.B. der Produktion, und gibt Klarheit über die Belastungen des Teams, welches auch im Alltag miteinander arbeitet. Als Grundlage hierzu dient das Organigramm. FAVOX setzt die Gefährdungsbeurteilung mittels Online-Mitarbeitendenbefragung arbeitsbereichsbezogen um und implementiert hierzu das Organigramm ins FAVOX-System. Stets unter Einhaltung von Richtlinien, wie z.B. der Teamgröße zur Wahrung des Datenschutzes; denn Anonymität ist eines der zentralen Merkmale unserer Arbeit.

Schritt 2: Gefährdungsermittlung

Ziel der GBU-Psyche ist die systematische Ermittlung von Risiken durch psychische Belastungen am Arbeitsplatz und die Identifizierung deren Ursachen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten Gefährdungen festzustellen: Begehungen, Interviews und Workshops, Analysen bestehender Prozesse, Mitarbeiterbefragungen. Letztere ermöglichen die Partizipation der gesamten Belegschaft und sollten mittels validiertem Fragenkatalog und einer standardisierten Befragungsmethodik erfolgen. Inhaltlich bieten Mitarbeiterbefragungen eine enorme Vielfalt – FAVOX bietet Euch neben den gesetzlich geforderten Themen der GDA über 15 Zusatzthemen in über 20 Sprachen an. Dadurch können die Interessen aller Stakeholder im Unternehmen Berücksichtigung finden und zahlreiche Erkenntnisse gewonnen werden, die über die GBU-Psyche hinausgehen. Über die Themenvielfalt beim Fragenkatalog dürft ihr im nächsten Blogbeitrag Oktober lesen.

Schritt 3: Gefährdungsbeurteilung

Da die Analyse viele Problemfelder aufzeigen kann, ist es wichtig, dass Ihr bereits bei der Erstellung des Fragenkatalogs, eine Priorisierung der Themen und eine Beurteilung der Ergebnisse festlegt. Die ermittelten Gefährdungen sind in „vernachlässigbar“, „noch akzeptabel“ und „handlungsbedürftig“ einzuordnen. Die Einordnung kann anhand von festgelegten Schwellenwerten oder Vergleichswerten erfolgen und wird oftmals farblich dargestellt. Bei FAVOX erfolgt die Interpretation der Belastungen nach 2 Parametern: Belastungsscore und Farbwert; letzterer stellt den Vergleich zum Firmenniveau her. Dieser spiegelt dem Unternehmen, inwieweit die Beschäftigten eines Teams die Arbeitsbedingungen anders einschätzen als der Durchschnitt der Belegschaft.

Schritt 4: Maßnahmen planen

Identifizierte Belastungen können mit organisatorischen (Optimierung von Prozessabläufen), technischen (Anpassung der Arbeitsmittel) oder personen- bzw. verhaltensbezogenen (Schulungen oder Unterweisungen) Maßnahmen optimiert oder korrigiert werden. Im Idealfall werden diese Maßnahmen sinnvoll miteinander ergänzt, wobei organisatorische Maßnahmen der Verhältnisse mit oftmals breitgefächerter Wirkung Priorität vor verhaltensbezogenen Maßnahmen haben sollten. Das FAVOX Tool bietet nicht nur die Abwicklung der Befragung, sondern steht Euch mit integriertem Maßnahmenmanagement auch im Folgeprozess zeitlich unbegrenzt zur Verfügung.

Schritt 5: Maßnahmen umsetzen

Wir erleben Schritt 5 leider häufig als Knackpunkt der GBU-Psyche. Ist der Prozess einmal angestoßen, ist damit auch eine Erwartungshaltung bei den Mitarbeitenden aktiviert worden. Diese gilt es unbedingt zu erfüllen; wenn nicht, bleiben verbrannte Erde und Frustration. Werden jedoch Mitarbeitende, Führungskräfte und Betriebsräte von Anfang an in den Prozess integriert, sind die Ergebnisse der Anstoß für starke Erkenntnisse, kreative Lösungsideen und einen gemeinschaftlichen Prozess zur Verbesserung des Arbeitsplatzes. Um dies zu erreichen, ermöglicht FAVOX auch den Führungskräften Einsichten in die Ergebnisse der eigenen Verantwortungsbereiche und empfiehlt die aktive Mitarbeit der Führungskräfte zur Entwicklung von Maßnahmen gemeinsam mit dem Team. Auch im Sinne der Fürsorge-Pflicht einer Führungskraft.

Schritt 6: Wirksamkeitskontrolle

Die GDA schreibt vor, sowohl die Umsetzung geplanter Maßnahmen als auch deren Wirkung auf die Belegschaft zu kontrollieren. Dieser Prozess ist zwingend schriftlich zu dokumentieren. Durch die zeitlich unbegrenzte Nutzung des FAVOX-Systems und idealerweise die Partizipation aller relevanten Fachabteilungen und der Führungskräfte befüllen sich die identifizierten Belastungen Stück für Stück mit Lösungsideen und Maßnahmen. Die Umsetzung dieser ist für alle transparent einsehbar; Maßnahmen können dabei mit Datum, Verantwortlichkeit und Status dokumentiert werden. Die Kontrolle der Wirksamkeit der Maßnahmen erfolgt durch eine Folgebefragung, alle unternehmensweiten Veränderungen werden übersichtlich im Tool dargestellt und mit nur einem Klick kann jede Maßnahme evaluiert werden – eine schöne Hilfestellung für Bewertungen von dem Return on Investment.

Schritt 7: Nachhaltigkeit durch Fortschreibung

Viele Maßnahmen auf der Verhältnisebene bedürfen Abstimmungen zwischen verschiedenen Fachabteilungen, deren Wirkung sich erst nach 1 bis 2 Jahren zeigt. Zudem schreibt der Gesetzgeber vor, dass die GBU-Psyche zu aktualisieren ist, sollten veränderte Arbeitsbedingungen, z.B. Umstrukturierungen, Überlastungsanzeigen, hohe Fluktuationen oder neue Arbeitsschutzvorschriften vorliegen. FAVOX empfiehlt daher einen 2 bis 3-Jahres-Rhythmus.

Klingt für Euch nach einer Herausforderung? Nicht mit der richtigen Strategie und einer begleitenden Kommunikation. Richtig umgesetzt könnt Ihr die GBU-Psyche von einer Pflichtarbeit zur Kür umwandeln und enorme Erkenntnisse erzielen, die Euer Unternehmen in vielfältiger Weise bereichern. Ganz im Sinne unseres Subtitels „analyze.change.feelgood“. Wünscht Ihr Euch eine Beratung? Dann kontaktiert uns gerne!

Herzlich Willkommen! Wie schön, dass Ihr da seid! Mein Name ist Nina und meine Kolleg*innen und ich freuen uns riesig, heute in unseren neuen Blog zu starten. Den ersten Eintrag darf ich verfassen, in dem ich Euch einen kurzen Einblick gebe, was wir so alles vorhaben. Ihr dürft Euch auf monatliche Beiträge freuen, mit denen wir Wissen vermitteln, Euch an spannenden Projekten teilhaben und interessante News teilen möchten.

Wir bei FAVOX können mit unserem Tool verschiedenste Befragungen in Eurem Unternehmen durchführen. Seien es zum Beispiel Themen wie Employee Engagement, Mitarbeiterzufriedenheit, Gleichstellung, Employer Branding oder auch Eure eigenen Befragungen, die in unser Tool eingespeist werden – alles ist möglich. Unsere IT-Abteilung freut sich immer wieder auf neue Herausforderungen, das Tool wird kontinuierlich weiterentwickelt und auch Kundenwünsche setzen wir, wann immer möglich, gerne um. Thematisch möchten wir uns aber in diesem Blog auf die Gefährdungsbeurteilung psychische Belastungen und Beanspruchungen am Arbeitsplatz (kurz: GBU Psyche) konzentrieren.

Warum das Ganze? Weil die Psychische Gefährdungsbeurteilung nach §5 und §6 des Arbeitsschutzgesetztes schon seit 2013 für Unternehmen aller Größen und Branchen verpflichtend ist. Dabei lässt der Gesetzgeber sehr viele Details zur Umsetzung offen. Das erlaubt viel Flexibilität im Unternehmen, schafft aber eben auch Unsicherheit. Immer wieder stellen wir fest, dass unsere Kunden Sorge haben, die berühmte Büchse der Pandora zu öffnen und dabei im schlechtesten Fall festzustellen, dass sie den identifizierten Belastungen und Beanspruchungen nicht Herr werden können. Natürlich spielt hier das entsprechende Erwartungsmanagement eine zentrale Rolle, denn: wenn Mitarbeitende befragt werden, sollte mit den Antworten selbstverständlich auch etwas angefangen werden. An diesem Punkt ist auch die Gesetzgebung sehr klar. Es sollen Belastungen erhoben und analysiert werden, Maßnahmen zur Verbesserung sollen abgeleitet, durchgeführt und deren Wirksamkeit evaluiert werden.

Da kommen wir noch einmal ins Spiel: wir haben nicht nur ein ressourcenschonendes Tool, mit dem faktenbasierte Erkenntnisse generiert werden, das bei der Ableitung von Maßnahmen unterstützt und auch die Evaluation ebendieser abbildet und damit einen nachhaltigen Angang an das Thema ermöglicht. Wir haben außerdem eine große Bandbreite an Beratungs-Expertise. Wir nehmen Euch an die Hand und begleiten Euch mit unserem Team von interdisziplinären Expert*innen aus den Bereichen Gesundheitspsychologie, Gesundheitsmanagement, Arbeitspsychologie, Kommunikation, Personalentwicklung, Coaching und Unternehmensberatung durch den gesamten Prozess der GBU Psyche. Dabei schöpfen wir aus einer Vielzahl an Erfahrungen aus der Zusammenarbeit mit Unternehmen unterschiedlichster Größe und Branche, vom Mittelständler bis zum Konzern, vom Bauunternehmen bis zur Pflege-Einrichtung und lassen Euch von diesen Erfahrungen profitieren. Natürlich entscheidet Ihr, welche Schritte wir begleiten dürfen und welche Ihr selbst aus internen Ressourcen abbilden möchtet – alles kann, nichts muss!

Was ist unser wichtigster Hebel dabei? Ganz klar ein strukturierter, transparenter Prozess und eine auf Euer Unternehmen zugeschnittene Kommunikations-Strategie. Wichtigste Stakeholder sind dabei Führungskräfte, Betriebsräte und natürlich die Mitarbeitenden selbst. Wie genau wir das machen, das werden wir in unserem September-Beitrag mit Euch teilen, der sich mit dem Prozess unserer Begleitung, angelehnt an die 7 Prozess-Schritte der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie (GDA) für die Durchführung einer Psychischen Gefährdungsbeurteilung befasst. Seid gespannt – wir freuen uns auf Euch!